Haal meer uit Gmail / Google Apps for Work

We zijn fan van Google Apps for Work. Niet alleen helpen we u graag met het inrichten van Google Apps for Work, maar ook delen we graag wat aanvullende tips (en ja: we gebruiken het zelf ook). In dit artikel behandelen we een aantal krachtige tools die je helpen meer uit Google Apps for Work te halen!

Communicatie via e-mail

E-mail is een zeer gangbare manier om te communiceren. We besteden er veel tijd aan en het aantal e-mail gebruikers groeit nog steeds ieder jaar. Het aantal gebruikers van e-mail zal naar verwachting ook de komende jaren nog fors stijgen. Het zakelijk gebruik van e-mail groeit daarbij overigens harder dan het gebruik van e-mail door consumenten. We openen e-mail steeds vaker mobiel en zijn ook buiten kantoortijden steeds beter per mail te bereiken. De populariteit van e-mail als communicatiemiddel, is in ieder geval voldoende reden om eens te kijken naar mogelijkheden om het effect ervan te verhogen.

Daarom bespreken we hier graag een aantal tools die u helpen meer uit Gmail te halen.

1. Sidekick by HubSpot

“And now we wait”. Dat is een beetje de traditionele gedachte die me na het klikken op ‘Verzenden’ altijd bekruipt. De e-mail is verstuurd… het is nu wachten tot er reactie komt. Met Sidekick hoeft daar niet meer op gewacht te worden. Sidekick informeert u wanneer e-mail wordt geopend en wanneer er op een link wordt geklikt. Daarnaast wordt gewerkt aan een functie om e-mail gepland te verzenden. Een functie die nu (helaas) nog niet aanwezig is in bijvoorbeeld Gmail. Daarnaast toont de oplossing aanvullende informatie over de contactpersoon (indien beschikbaar). Sidekick integreert met onder andere Hubspot, Zapier, Salesforce, Gmail, Outlook en Apple Mail.

Sidekick heeft meer dan 200.000 gebruikers. Tot 200 notificaties is de software gratis in gebruik. Voor wie dat onvoldoende is, is er een premium plan voor power users. Voor slechts $10 per maand kan de software ongelimiteerd gebruikt worden.

Meer informatie / aanmelden

2. Boomerang

Boomerang is een oplossing die het mogelijk maakt om slimmer met e-mail om te gaan. De software heeft uiteenlopende functies. Zo is het mogelijk om e-mail pas later te verzenden, reminders te versturen wanneer er bijvoorbeeld binnen een bepaald tijdvak geen antwoord wordt gegeven en kunnen clicks op links in de e-mail worden bijgehouden. Premium gebruikers van de tool hebben bovendien de mogelijkheid ‘recurring’ e-mails in te stellen. Stel, u maakt gebruik van een urenregistratiesysteem wat wekelijks door medewerkers moet worden ingevuld. In dat geval zou u medewerkers wekelijks aan kunnen herinneren, waarbij u het risico uit kunt sluiten dat u zelf vergeet een reminder te sturen ;-).

Er is een gratis basis/testversie, waarom is me echter onduidelijk. Deze is goed voor ’10 acties per maand’, dat lijkt me niet echt zinvol. Standaard wordt een 30-dagen gratis testperiode van het Pro abonnement aangeboden. Buiten het ‘gratis’ abonnement om, zijn er 3 abonnementsvormen. De kosten lopen uiteen van $5 tot $50 per maand. De software werkt via een App / Extensie in Google Chrome.

Meer informatie / aanmelden

3. FollowupCC

Zeker voor wie met sales bezig is, kan dit een interessante tool zijn. Naast dat de tool inzichtelijk maakt wie e-mail opent, heeft de tool ook een functie om reminders in te stellen. Op deze manier wordt het mogelijk om bijvoorbeeld niet alleen een offerte per e-mail te versturen, maar ook meteen te zorgen dat u een reminder in uw mailbox krijgt wanneer de offerte opgevolgd dient te worden.  Naast Gmail / Google Apps for Work, werkt de tool ook met Oulook.com en Yahoo. De tool werkt via een Google Chrome extensie. Het ‘later versturen’ is overigens alleen mogelijk wanneer u Gmail of Google Apps gebruikt.

FollowupCC is verkrijgbaar vanaf $4 per maand. Het duurste abonnement kost $18 per maand, uitgaand van jaarlijkse betaling.

Meer informatie / aanmelden

4. Yesware

Ook Yesware biedt de mogelijkheid om interessante informatie te verzamelen. Ideaal om te achterhalen of e-mail is geopend, of (en welke) bijlage(n) zijn geopend en of er nog op bepaalde links is geklikt. Niet alleen vertelt Yesware u of e-mail is geopend, maar ook op welk type device (desktop/mobiel). Een interessant detail is dat Google Ventures, de investeringsmaatschappij van Google, één van de investeerders is in deze software. Ook voor deze software geldt dat het veel meer kan dan alleen ‘email tracking’. Zo heeft ook deze oplossing een optie om e-mail pas later te verzenden, om reminders in te stellen, om informatie vanuit Gmail naar een CRM systeem (zoals: SugarCRM, Base en Salesforce) te kopiëren en in teams te werken. Vanaf het ‘Team’ abonnement is het ook mogelijk een ‘Mail Merge’ te verzenden.

Daarbij kunnen bovendien geautomatiseerde opvolgmails worden ingesteld op basis van triggers. Handig, bijvoorbeeld om na een paar dagen uw aanbod nogmaals onder de aandacht te brengen wanneer er geen reactie is ontvangen. Per mail kunnen er tot 10 geautomatiseerde opvolgmails worden toegevoegd.

De basisversie is gratis in gebruik en is biedt de mogelijkheid voor maximaal 100 tracking acties. Voor wie meer wil zijn er uiteenlopende abonnementen, met een kostenplaatje variërend van $12 tot $40 per maand.

Meer informatie / aanmelden

5. Google Mail Merge

Onpersoonlijke mail is zo 2010. Door gebruik te maken van Google Scripts, wordt het betrekkelijk eenvoudig om een e-mail op meerdere punten te personaliseren. Handig wanneer er bijvoorbeeld een reeks aan ingeplande afspraken moet worden gecommuniceerd waarbij verschillende mensen, verschillende locaties en verschillende tijdstippen een rol spelen. Op de ontvanger zal het echter gewoon als een persoonlijke e-mail overkomen. De basisversie is gratis, voor $40 is er ook een premium versie beschikbaar. Deze versie heeft net wat meer mogelijkheden. Zo beperkt Gmail / Google Apps het geautomatiseerd verzenden van e-mail middels een dergelijk script (externe software) tot 100 per dag. De premium versie zal de campagne daarop automatisch pauzeren en een dag later het eventuele restant verzenden.

Meer informatie / downloaden

6. Standaardantwoorden in Google Apps

De eerder genoemde tools zijn tools die eigenlijk buiten Google Apps zelf om werken. Dat geldt niet voor deze oplossing. Zeker wanneer e-mail berichten in hoge mate gestandaardiseerd kunnen worden, is de functie ‘standaardantwoorden’ een bruikbare. Op deze manier kunnen standaard vragen beantwoord worden met standaard antwoorden. De functie is beschikbaar in Google Labs en toegankelijk door vanuit de inbox via het tandwiel naar ‘instellingen’ te gaan. Daar staat de optie ‘Labs’. Door te zoeken op Standaardantwoorden, wordt de functie (door Chad P) zichtbaar en kan deze worden ingeschakeld. Deze optie kan bijvoorbeeld heel handig zijn om een strakke begeleidende e-mail bij een offerte te versturen of om afspraakbevestigingen te standaardiseren.

7. Informatie over contactpersoon

Er is data beschikbaar, veel data. Eerder schreven we al een item over hoe data ingezet kan worden in B2B Leadgeneratie. Data over de persoon die een e-mail stuurt kan ook in veel gevallen wenselijk zijn. Sidekick is een tool die al bepaald informatie geeft over een contact, hetzelfde geldt eigenlijk voor Discover.ly. Op basis van het e-mail adres kan deze tool (indien beschikbaar) aanvullende informatie geven, zoals een afbeelding, headline vanuit een LinkedIn profiel etc. Aanvullende worden, indien beschikbaar, koppelingen naar uiteenlopende social media profielen getoond.

In het verleden had LinkedIn zelf ook een tool beschikbaar die hier op lijkt: Rapportive. De tool is nog steeds beschikbaar overigens. We hebben deze echter getest, in zowel Firefox als Chrome en helaas werkt de tool voor geen meter.

Meer informatie

8. Oeps-verzendingen voorkomen

Oeps. Nu verzend ik die e-mail, maar ik moest nog… (bestand toevoegen, een paar zinnen herformuleren, een opmerking toevoegen etc.). Erg vervelend. Gelukkig is daar binnen Gmail / Google Apps for Work ook een oplossing voor. Net als bij de Standaardantwoorden, gaat het ook hier om een Google Labs functie. In het onderdeel ‘Labs’ staat de optie ‘Verzenden ongedaan maken’ – door Yuzo F.  Wanneer deze optie is ingeschakeld en er wordt een e-mail verstuurd, wordt voortaan gedurende enkele seconden de melding getoond die het mogelijk maakt verzending ongedaan te maken. Vervolgens wordt het e-mail bericht in de ‘bewerkingsmodus’ geopend, zodat het bericht aangepast kan worden. Let wel op, wanneer er bijvoorbeeld al een andere e-mail is geopend, is het niet meer mogelijk om verzending ongedaan te maken.

 

Hoe waardeer je dit bericht?
Wieger Waardenburg

Over Wieger Waardenburg

Wieger is online marketing specialist. Zijn ruime kennis van online marketing en creatieve manier van denken dragen bij aan oplossingen waar je als bedrijf echt iets aan hebt. Daarnaast is hij fanatiek blogger en bezoekt hij regelmatig congressen binnen het vakgebied om zijn kennis up-to-date te houden.

Ook interessant


Wij werken onder andere voor

Villa Media

Niets meer missen?

 

 

Vul je gegevens in, dan houden wij je

op de hoogte van het laatste nieuws. 

Relax, we houden zelf ook niet van spam. We zullen je e-mail adres niet verkopen en sturen je niet vaker dan 1x per maand een bericht.